Cómo es el plan que eliminará los papeles de los tribunales nacionales.- *

Una nueva norma busca mayor eficacia y celeridad en la tramitación de los procesos y cuida el medio ambiente, favoreciendo la eliminación del soporte del papel. En el ambiente judicial se la conoce como la "ley de expediente digital" y apunta a digitalizar e informatizar todas las causas

Por Cesar Dergarabedian 

Procesos judiciales más rápidos, y la desaparición del paisaje de altos volúmenes de papeles y de las largas colas en los tribunales comenzarán a ser una realidad cuando se implemente en forma efectiva una ley sancionada el 1 de junio por el Senado y reglamentada por el Poder Ejecutivo Nacional el 7 de julio.

La piedra angular de este plan es la ley 26.685, que autoriza la utilización de expedientes, documentos, firmas y comunicaciones electrónicas con el mismo valor probatorio que sus equivalentes tradicionales. El decreto 919/2011 promulgó esa norma.

La Corte Suprema de Justicia de la Nación y el Consejo de la Magistratura de la Naciónreglamentarán, de manera conjunta, la utilización del expediente electrónico para todos los procesos judiciales y administrativos que se tramiten ante el Poder Judicial de la Nación.

Esta nueva norma logra mayor eficacia y celeridad en la tramitación de los procesos y cuida el medio ambiente, favoreciendo la despapelización.

En el ambiente judicial se la conoce como la "ley de expediente digital" que apunta a digitalizar e informatizar todas las causas judiciales, en un proceso gradual denominado "despapelización de la justicia".

Los expedientes judiciales dejarán de tener formato papel y estarán informatizados, lo que acelerará el sistema de consultas y notificaciones, para lo cual todos los usuarios que formen parte en una causa deberán fijar un "domicilio electrónico constituido".

Allí llegarán las notificaciones y por esa vía podrán articularse además los pasos procesales correspondientes a cada causa.

Fuentes judiciales estimaron que la aplicación "será paulatina y por etapas", por lo que la "despapelización definitiva de la Justicia aún demorará un tiempo prolongado".

Las ventajas de esta norma serán varias: al equipararse el soporte electrónico con el soporte en papel concluirán distinciones y conflictos sobre la valoración probatoria del registro informático.

Además, la ley contribuirá a hacer de los procesos judiciales una práctica menos formal, acompañando a la vez a las nuevas generaciones que crecen, acostumbradas más a los registros digitales que a acumular papeles.

Antecedentes y cambiosEste proceso de “despapelización” se inició hace varios años, cuando funcionarios judiciales comenzaron con la aplicación aislada de las notificaciones electrónicas.

Esas experiencias se unificaron en un proyecto en el que trabajaron varios integrantes del Poder Judicial y que logró la aprobación de la prueba piloto en el Consejo de la Magistratura el 8 de septiembre de 2005.

¿Por qué no avanzó entonces esa experiencia? Como no había una ley que tornara obligatorio este proyecto, se dependía de la aceptación voluntaria de los profesionales.

Con la nueva norma cambiará fundamentalmente la manera de trabajar, porque se comenzará a transitar del cambio del expediente papel al digital.

No se trata de un borrón y cuenta nueva. Muchas diligencias se vienen haciendo en forma digital. 

Por ejemplo, en el fuero penal de la Capital Federal muchas de las citaciones se encomiendan a las comisarías por correo electrónico. Y se consultan registros, como el de la propiedad inmueble o automotor, a través de la red con claves que aseguran la autenticación de los fiscales que realizan las consultas.

También en otros fueros los abogados consultan los expedientes en forma electrónica y realizan algunos trámites, especialmente en materia previsional.

De acuerdo a algunos estudios de organizaciones vinculadas a la actividad judicial, las 2/3 partes de un proceso judicial corresponde a demoras en plazos de notificación y sentencias interlocutorias o de menor importancia. 

Con esta modificación, que se irá implementado en etapas, se reducirán las demorasinnecesarias e improductivas.

Otros beneficios serán:

• Ahorro en costos, por menor necesidad del espacio físico.
• Mayor seguridad, por ejemplo, con el uso pleno de la firma digital respecto de la ológrafa.
• Menor impacto ambiental, por el menor o nulo uso de papel.

El objetivo final de la ley es proveer de las herramientas necesarias que permitan este avance a lo digital, sin necesidad de utilización del expediente, documentos y trámites en soporte papel, con idéntica validez legal que, hasta la sanción de la nueva ley, sólo contaban sus equivalentes convencionales.

Los beneficios directos se observarán en aplicaciones concretas que el Poder Judicial había puesto en marcha antes de la sanción de la ley, pero que hasta ahora dependían de la voluntad de las partes para adherirse a ellas.

Por ejemplo, la Notificación por Medios Electrónicos es un sistema que, desde el punto de vista funcional, aporta un mecanismo eficiente y seguro para gestionar las cedulas de notificación.

En los juzgados en los que se ha probado el sistema, se ha verificado que las mismas se confeccionan en pocos minutos y llegan a su destinatario en solo segundos.

Esta aplicación está basada en tecnología “webmail”, por lo que la información en ningún momento trasciende las fronteras de la red interna del Poder Judicial, permitiendo para ello que la parte realice la gestión en los servidores y las bases de datos del organismo.

Para ello, solamente debe asignarse un código de usuario y una contraseña al abogado de la parte, de manera de que pueda acceder y operar en el sistema.

Este código de usuario hace las veces de "domicilio electrónico constituido" para todas las causas en las que es designado representante de una parte”, explicó el director informático.

El cambio en este caso es muy profundo, porque las notificaciones tradicionales en papel insumen aproximadamente el 50 % del tiempo que lleva el trámite de un expediente, dijeron fuentes judiciales.

En este nuevo contexto es de esperar que, si se instrumentara de manera reglada y obligatoria el Sistema de Notificaciones por Medios Electrónicos, el tiempo total de la tramitación de un expediente judicial se reducirá notablemente.

Otra medida englobada en este proceso es el de la “Gestión Electrónica en Materia Previsional”. 

A partir de la adhesión del letrado al sistema y en base al convenio suscripto por el Poder Judicial con la Anses, se construyó un sistema que sobrepasa los objetivos del expediente electrónico, para arribar al trámite digital.

Esto significa que el registro, sorteo y asignación de la causa, el inicio de la demanda, el traslado, la contestación y la notificación de la sentencia - a través de la incorporación de este formato - se sustancia plenamente por medios electrónicos en los servidores del Poder Judicial, a través de las redes de Internet e Intranet, según corresponda.

ObstáculosAna María Boiero, secretaria de Informática Judicial del Superior Tribunal de Justicia de la Provincia de San Luis, uno de los distritos más avanzados en materia de justicia electrónica, explicó que el objetivo final es crear un expediente totalmente digitalizado y accesible desde Internet (con diferentes niveles de consulta), como así también laposibilidad de encarar reportes estadísticos de mayor complejidad.

Uno de los factores, además del económico, que atenta contra el avance hacia ese horizonte, es la resistencia al cambio de los operadores del sistema, tanto por parte de los agentes judiciales como de los abogados.

Boiero aclaró que la informatización de la actividad judicial “no está pensada para espiar a los jueces, sino para apoyar su labor cotidiana, evitando el dispendio innecesario de recursos humanos en realizar tareas que son automatizables”.

Se pretende, además, que los abogados y sus clientes conozcan la evolución de sus expedientes con mayor facilidad, como así también que los letrados puedan ingresar sus escritos en forma remota y segura, descongestionando los mostradores, reduciendo así costos, más allá de la pérdida de tiempo que insumen las recorridas habituales por tribunales.

Sirve también para que los responsables del gobierno judicial, es decir los miembros de Cortes y Superiores Tribunales, cuenten con reportes de gestión, que ayuden a tomar decisiones informadas. Y a definir políticas adecuadas a los tiempos y a sus necesidades. 

“A eso deberíamos agregar el gigantesco ahorro que implicará para el Estado la despapelización y la aceleración de los trámites”, dijo la funcionaria puntana.

“La tecnología no es la solución de todos los males y no reemplaza a la elaboración propia del pensamiento humano. Pero brinda una ayuda irremplazable para transparentar accionesy reducir tiempos procesales. Además, permite acceder a un número impensable de información al instante y ejecutar los procesos repetitivos de manera automática. Por eso, vale la pena animarse a una nueva manera de organizar el día a día, que posibilitarádedicar más tiempo a la estrella principal de toda esta historia, que no es otra que la sentencia”, concluyó Boiero.

* Ver: http://tecnologia.iprofesional.com/notas/120154-Cmo-es-el-plan-que-eliminar-los-papeles-de-los-tribunales-nacionales